Раціональна робота кадрової служби вимагає ведення належного обліку та організації діловодства. Значний обсяг документів, який формується у зв’язку з використанням найманої праці, підлягає систематизації. Це завдання вирішується наявністю спеціальних книг і журналів, де реєструються кадрові документи.
Кадрові документи
Практика показує, що на сучасному підприємстві саме кадрова служба відповідає за зберігання найбільшої, порівняно з іншими підрозділами, кількості документів та веде найбільшу кількість справ. До таких документів належать: накази з особового складу, трудові договори й контракти, документація щодо відряджень, трудові книжки, особові картки, посвідчення, перепустки. Вони підлягають обліку кадровою службою підприємства або організації.
Для реєстрації документів, відслідковування їхнього руху, а також обліку персоналу й певної активності працівників використовуються спеціальні книги та журнали. Вони дозволяють впорядкувати та оперативно отримувати інформацію.
Журнали кадрової служби
Перелік книг та журналів, що ведуться відповідальними працівниками відділу кадрів або особою, що веде кадрове діловодство на підприємстві, затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 No578/5. Документ визначає, що в роботі з кадрами мають вестись такі журнали:
- реєстрації наказів директора підприємства з кадрових питань;
- обліку (алфавіт) особових справ (штатних працівників та осіб, що працюють за сумісництвом);
- обліку осіб, направлених у довготривалі відрядження у межах України та за кордон та аналогічний журнал для короткострокових відряджень;
- обліку видачі посвідчень про відрядження;
- реєстрації посвідчень і перепусток працівників;
- реєстрації місцевих відряджень;
- обліку трудових договорів (контрактів, угод), що замінюють накази з кадрових питань;
- обліку видачі трудових книжок і вкладок до них;
- реєстрації листків непрацездатності;
- журнали, листки обліку робітників, які суміщують професії.
В разі, якщо на кадрову службу покладені обов’язки з охорони праці та проведення відповідних інструктажів, ведуться також журнали реєстрації інструктажів з питань охорони праці на робочому місці , які можна придбати за посиланням - https://mediapro.com.ua/product/zurnal-reestracii-instruktaziv-z-pitan-ohoroni-praci-na-robocomu-misci, а також вступних інструктажів з техніки безпеки.
Крім журналів реєстрації служба кадрів веде та зберігає декілька книг:
- обліку прибуття на роботу молодих спеціалістів
- обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату
- реєстрації приходу на роботу і виходу з роботи працівників.
Для отримання оперативної статистичної інформації щодо зайнятості на підприємствах, ведеться книга обліку працівників.
Оптимально використовувати друковані книги та журнали. Це економить час працівників, відповідальних за роботу з кадрами, підвищує ефективність їхньої праці та знижує кількість помилок у веденні обліку та звітності.